Dossier complet — Bureautique

L1 · S2 · Outils numériques

Dossier pédagogique original Matrice MI. Contenu d’entraînement non officiel; il ne remplace pas le support ou la maquette d’un établissement.

Objectifs d’apprentissage

• Structurer un document long avec des styles, une hiérarchie lisible et une table des matières actualisable.

• Nettoyer un tableau de données, contrôler ses types et produire des indicateurs calculés sans masquer les valeurs manquantes.

• Utiliser des références relatives, absolues et mixtes ainsi que des fonctions conditionnelles dans un tableur.

• Choisir une visualisation adaptée à une question, expliciter unités, légendes, source et limites d’interprétation.

• Assembler un mini-rapport cohérent, accessible et traçable, en distinguant données, analyse, décision et bibliographie.

Prérequis

• Savoir manipuler un clavier, un système de fichiers et les opérations courantes de copier-coller.

• Connaître les quatre opérations, les pourcentages et la lecture élémentaire d’un tableau.

• Disposer d’un traitement de texte, d’un tableur et d’un logiciel de présentation compatibles avec les formats ouverts courants.

Cours

1. Documents scientifiques

Définition et méthode

Un document scientifique est une production structurée où chaque niveau de titre porte une fonction précise : contexte, méthode, résultats, discussion et sources. Les styles (Titre 1, Titre 2, texte courant) sont des propriétés sémantiques, non de simples choix visuels. Ils permettent navigation, accessibilité, numérotation et table des matières automatique.

Erreurs fréquentes et limites

Mettre des espaces pour aligner, créer une fausse table des matières ou formater chaque titre manuellement rend les mises à jour fragiles. Une pagination ne remplace pas une hiérarchie. Vérifier aussi les contrastes, les légendes et les ruptures de page.

Exemple guidé

Pour un rapport sur la fréquentation d’une bibliothèque, appliquer Titre 1 à « Résultats », Titre 2 à « Visites mensuelles », insérer une légende sous le graphique, puis générer la table depuis les styles. Si « Résultats » devient « Analyse », modifier le texte du titre : la table se met à jour sans retouche manuelle.

Point de contrôle : replier l’arborescence des titres et vérifier qu’aucun niveau ne saute de Titre 1 à Titre 3.

Points-clés

• Les styles donnent une structure sémantique et actualisable.
• Une table des matières automatique dépend de la hiérarchie des titres.
• Accessibilité, légendes et pagination doivent être contrôlées avant export.

2. Tableurs et données

Définition et méthode

Un tableau exploitable sépare une ligne d’en-têtes, une ligne par observation et une colonne par variable. Avant de calculer, normaliser les dates, les unités, les séparateurs décimaux et les valeurs manquantes. Une référence relative comme B2 se déplace lors d’une recopie ; $B$2 reste fixe ; B$2 et $B2 sont mixtes. Les filtres servent à explorer, pas à supprimer silencieusement des observations.

Erreurs fréquentes et limites

Une moyenne calculée sur des cellules contenant du texte, des doublons ou des valeurs absentes peut être trompeuse. Contrôler les types et documenter toute exclusion. Les fonctions conditionnelles doivent aussi utiliser des critères non ambigus.

Exemple guidé

Dans B2:B21, les notes, saisir =MOYENNE(B2:B21). Pour compter les dossiers validés en C2:C21, saisir =NB.SI(C2:C21;"validé"). Si 15 lignes sont valides sur 20, le taux vaut 15/20=0,75, soit 75 %. Afficher deux décimales et l’unité « % ».

Point de contrôle : filtrer les lignes vides, vérifier le nombre d’observations et refaire un calcul simple à la main sur trois lignes.

Points-clés

• Une ligne représente une observation et une colonne une variable.
• Les références absolues et relatives déterminent le comportement d’une recopie.
• Un indicateur doit préciser périmètre, unité et traitement des valeurs manquantes.

3. Restituer et citer

Définition et méthode

Une visualisation traduit une question en encodages visuels. Une série temporelle appelle souvent une courbe ; une comparaison de catégories, des barres ; une composition, des barres empilées avec parcimonie. Le titre doit annoncer le phénomène et la période, les axes porter unités et échelle, et la légende identifier les séries. La source et la date d’extraction rendent le résultat traçable.

Erreurs fréquentes et limites

Un camembert avec trop de parts, un axe vertical tronqué ou des couleurs sans signification peuvent exagérer une différence. Une corrélation visible ne suffit pas à conclure à une causalité. Les valeurs aberrantes doivent être signalées, jamais effacées pour embellir la figure.

Exemple guidé

Pour comparer trois services (A=42, B=31, C=27), sélectionner les noms et valeurs, insérer un graphique en barres, nommer l’axe « Nombre de dossiers », titrer « Dossiers traités par service, janvier », puis ajouter la source sous la figure. Les barres conservent une base nulle pour rendre les écarts proportionnels.

Point de contrôle : demander à une personne de donner le message principal en dix secondes sans ouvrir le tableau source.

Points-clés

• Le type de graphique découle de la question et de la nature des variables.
• Titre, unités, légende, source et période sont des métadonnées indispensables.
• Échelle et couleurs peuvent induire une lecture ; elles doivent rester honnêtes.

4. Fonctions, contrôle et synthèse

Définition et méthode

Une formule de tableur est une expression reproductible ; un indicateur est une mesure répondant à une question définie. Combiner SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS et des contrôles de cohérence permet de rendre un calcul auditable. Une colonne « statut » peut signaler une donnée conforme, manquante ou à vérifier. Les tableaux croisés dynamiques résument plusieurs dimensions sans modifier les données sources.

Erreurs fréquentes et limites

Multiplier les arrondis intermédiaires crée des écarts. Mélanger pourcentages et proportions, ou compter des lignes au lieu d’identifiants uniques, fausse les résultats. Une synthèse n’explique pas la causalité : elle décrit un jeu de données selon ses règles de calcul.

Exemple guidé

Pour marquer une dépense conforme si le montant D2 est au plus 500 et le justificatif E2 vaut « oui », saisir =SI(ET(D2<=500;E2="oui");"conforme";"à vérifier"). Recopier, filtrer « à vérifier », puis compter les deux catégories avec NB.SI. Comparer la somme des catégories au nombre total de lignes.

Point de contrôle : ajouter une ligne test connue et vérifier que le statut attendu apparaît avant de recopier la formule.

Points-clés

• Un indicateur doit être relié à une question et à une règle explicite.
• Les contrôles de cohérence repèrent doublons, absences et catégories inattendues.
• Une synthèse descriptive ne prouve pas une relation de cause à effet.

5. Rapport, présentation et bibliographie

Définition et méthode

Un mini-rapport relie une question, une méthode, des résultats interprétés et une conclusion proportionnée aux données. Une présentation n’est pas le rapport réduit : chaque diapositive porte une idée, un visuel lisible et une phrase de transition. Citer consiste à relier une affirmation ou une donnée à une source identifiable ; la bibliographie doit reprendre auteur ou organisme, date, titre, adresse et date de consultation lorsque nécessaire.

Erreurs fréquentes et limites

Copier une image sans source, remplir une diapositive de texte ou transformer une association en certitude affaiblit la restitution. Ne pas inventer une référence manquante : marquer l’élément à vérifier. Exporter en PDF puis relire les liens, caractères accentués, sauts de page et tableaux.

Exemple guidé

Pour conclure « le service B traite moins de dossiers », rappeler le périmètre (janvier), citer le tableau source, donner 31 contre 42 pour A, puis écrire « dans ce relevé » plutôt que d’attribuer la différence à une cause non mesurée. Ajouter la référence correspondante en bibliographie.

Point de contrôle : chaque nombre du résumé doit être retrouvable en moins d’une minute dans le tableur.

Points-clés

• Rapport et présentation ont des usages différents mais une même exigence de traçabilité.
• Une citation permet de retrouver précisément l’origine d’une affirmation.
• La conclusion doit respecter le périmètre et les limites des données.

Exercices corrigés

Exercice 1 · Fondamental

Un tableau contient en B2:B6 les valeurs 12, 15, 9, 14 et 10, et en C2:C6 les statuts « validé », « à revoir », « validé », « validé », « à revoir ». Écrire la formule de moyenne, compter les lignes validées et calculer le taux de validation.

Correction détaillée

1. La moyenne est =MOYENNE(B2:B6), soit (12+15+9+14+10)/5 = 60/5 = 12. 2. Le comptage est =NB.SI(C2:C6;"validé"), soit 3. 3. Le taux est =NB.SI(C2:C6;"validé")/NBVAL(C2:C6), soit 3/5 = 0,60, à afficher comme 60 %. 4. Vérifier que les cinq cellules de statut sont non vides ; sinon le dénominateur doit être documenté ou corrigé.

Exercice 2 · Fondamental

Dans un document de quatre pages, les titres sont saisis en gras mais aucun style n’est appliqué. Décrire une procédure fiable pour créer une table des matières actualisable et une légende de figure, puis citer deux contrôles d’accessibilité.

Correction détaillée

1. Sélectionner chaque titre principal et appliquer le style Titre 1 ; appliquer Titre 2 aux sous-parties, sans sauter de niveau. 2. Placer le curseur au début et insérer une table des matières automatique basée sur ces styles. 3. Sous la figure, insérer une légende numérotée plutôt qu’un texte saisi manuellement. 4. Mettre à jour la table après toute modification. 5. Contrôler un contraste suffisant et une lecture possible au clavier ou par le volet de navigation ; vérifier aussi que la figure possède un texte alternatif si le logiciel le permet.

Exercice 3 · Intermédiaire

Dans une feuille, les montants sont en D2:D11 et la catégorie en E2:E11. La cellule H1 contient le seuil 500. Écrire une formule en F2 qui renvoie « conforme » si le montant est inférieur ou égal au seuil et la catégorie est « mission », puis expliquer la recopie jusqu’à F11.

Correction détaillée

1. En F2, saisir =SI(ET(D2<=$H$1;E2="mission");"conforme";"à vérifier"). 2. D2 et E2 sont relatives : elles deviennent D3 et E3 à la ligne suivante. 3. $H$1 est absolue : le seuil reste fixé pendant la recopie. 4. Recopier jusqu’à F11. 5. Tester au moins trois cas : montant 500 en mission, montant 501 en mission, montant 100 dans une autre catégorie. Les résultats attendus sont respectivement « conforme », « à vérifier », « à vérifier ».

Exercice 4 · Intermédiaire

Vous devez comparer les dossiers traités par quatre services sur deux mois et préparer une figure pour un rapport. Choisir le type de graphique, préciser les éléments obligatoires et proposer une vérification numérique indépendante.

Correction détaillée

1. La question est une comparaison de catégories sur deux périodes : choisir des barres groupées, avec un groupe par service et une série par mois. 2. Ajouter un titre indiquant services et période, un axe vertical « nombre de dossiers », les noms de services, une légende « janvier/février », et la source. 3. Conserver une base nulle et des couleurs contrastées mais limitées. 4. Vérifier le total de chaque série avec =SOMME(...) et comparer ces totaux aux valeurs affichées. 5. Contrôler qu’aucune cellule vide n’a été interprétée comme zéro sans décision documentée.

Exercice 5 · Avancé

À partir d’un tableau de 120 dossiers (identifiant, date, service, statut, délai en jours), construire une analyse reproductible : taux de dossiers validés par service, délai moyen des dossiers validés, graphique comparatif et paragraphe de conclusion. Détailler les contrôles et les limites.

Correction détaillée

1. Vérifier l’unicité des identifiants, convertir les dates et repérer délais ou statuts manquants ; conserver une copie brute. 2. Calculer par service le dénominateur des identifiants non vides et le numérateur des statuts « validé », avec NB.SI.ENS, puis le taux numérateur/dénominateur. 3. Calculer le délai moyen des seuls dossiers validés avec MOYENNE.SI.ENS ou un tableau croisé, en documentant l’exclusion des absents. 4. Produire des barres de taux avec une échelle commune, titre, unité, période et source. 5. Contrôler que les taux restent entre 0 et 1 et que chaque total par service retrouve les 120 lignes. 6. Conclure uniquement sur l’association observée ; signaler taille, période, données manquantes et absence de preuve causale.

Quiz d’autoévaluation

Question 1

Quel élément rend une table des matières actualisable ?

• Des espaces avant les titres ✓ Des styles de titres cohérents • Une couleur de police unique • Une capture d’écran du plan

Explication : La table automatique lit la hiérarchie sémantique des styles de titres ; l’apparence seule ne suffit pas.

Question 2

Que devient la référence $B$2 lorsqu’une formule est recopiée ?

✓ Elle reste B2 • Elle devient C3 • Seule la colonne change • Seule la ligne change

Explication : Les signes dollar bloquent colonne et ligne : la référence est absolue.

Question 3

Quelle fonction compte les cellules égales à « validé » dans C2:C21 ?

• =MOYENNE(C2:C21) • =NB(C2:C21) ✓ =NB.SI(C2:C21;"validé") • =SOMME(C2:C21)

Explication : NB.SI compte les cellules qui respectent un critère textuel donné.

Question 4

Quelle visualisation convient le mieux à une évolution mensuelle ?

✓ Une courbe • Un nuage de mots • Un diagramme en secteurs à vingt parts • Une page de texte

Explication : Une courbe rend l’ordre temporel et la tendance visibles ; les autres choix encodent mal cette question.

Question 5

Que faut-il faire d’une valeur manquante dans un indicateur ?

• La remplacer toujours par zéro • La supprimer sans trace ✓ Documenter le traitement choisi • La compter comme une validation

Explication : Le traitement dépend du contexte, mais il doit être explicite pour que le calcul soit vérifiable.

Question 6

Quel énoncé est une conclusion proportionnée ?

• Le service B est moins efficace, forcément ✓ Dans ce relevé, B a traité moins de dossiers que A • B échouera toujours • La cause est prouvée par le graphique

Explication : La formulation décrit le périmètre observé sans transformer une différence descriptive en causalité.

Question 7

Quel contrôle vérifie une formule de statut ?

✓ Tester un cas limite connu • Changer la police • Masquer la colonne source • Copier uniquement la mise en forme

Explication : Un cas limite connu permet de vérifier la logique, par exemple un montant exactement égal au seuil.

Question 8

Quel élément appartient à une citation traçable ?

• Une couleur décorative ✓ L’auteur ou organisme et le titre • Un nombre sans contexte • Une adresse inventée

Explication : Auteur ou organisme et titre permettent d’identifier la source ; une référence inventée détruit la traçabilité.

Glossaire

• Style — Ensemble de propriétés nommées appliquées à un type de contenu, notamment les titres, pour assurer cohérence et structure.
• Référence absolue — Référence de cellule dont la ligne et la colonne restent fixes lors de la recopie, comme $B$2.
• Valeur manquante — Observation absente ou inconnue qui ne doit pas être confondue automatiquement avec zéro.
• Indicateur — Mesure calculée selon une règle explicite pour répondre à une question sur un périmètre défini.
• Tableau croisé dynamique — Outil de synthèse qui agrège des observations selon des dimensions sans modifier la source brute.
• Légende — Texte qui identifie une figure, un tableau ou ses séries et aide à interpréter le résultat.
• Traçabilité — Possibilité de retrouver les données, calculs, transformations et sources ayant produit un résultat.
• Bibliographie — Liste structurée des références citées ou consultées, avec les informations nécessaires à leur identification.

TP · Mini-cas : tableau de suivi d’un atelier étudiant

Un atelier recueille 30 inscriptions avec identifiant, date, groupe, présence et satisfaction sur 5. La coordinatrice veut un mini-rapport de deux pages et trois diapositives pour décider quels créneaux reconduire.

Objectifs

• Nettoyer et documenter les données sans effacer la feuille brute.

• Calculer taux de présence et satisfaction moyenne par groupe.

• Produire une visualisation lisible répondant à la question des créneaux.

• Rédiger une conclusion prudente avec sources, périmètre et limites.

Étapes

1. Dupliquer les données brutes, normaliser dates, groupes et réponses manquantes, puis ajouter une colonne de contrôle.

2. Calculer par groupe le nombre d’inscrits, le nombre de présents, le taux de présence et la moyenne de satisfaction.

3. Vérifier les formules sur trois cas connus et comparer la somme des groupes au total de 30 identifiants.

4. Créer une figure en barres du taux de présence et l’annoter avec titre, unité, période et source interne du jeu fourni.

5. Assembler le rapport et les diapositives, relire les limites, exporter en PDF et vérifier navigation, légendes et nombres.

Livrables attendus

• Un classeur avec feuille brute conservée, feuille nettoyée, formules visibles et synthèse par groupe.

• Un mini-rapport PDF de deux pages avec table des matières ou plan structuré, figure et bibliographie des données.

• Un support de trois diapositives exporté, comprenant question, résultat principal et recommandation prudente.

Critères d’évaluation

• Exactitude : taux et moyennes recalculables, contrôles passés et unités présentes.

• Structure : styles cohérents, feuilles nommées, titres et légendes compréhensibles.

• Interprétation : graphique adapté, échelle honnête et conclusion limitée aux observations.

• Traçabilité : données brutes, transformations, source et limites explicitement repérables.

Piste de résolution

La solution attendue sépare une feuille brute d’une feuille nettoyée, utilise des critères explicites pour compter présents et groupes, puis vérifie que les effectifs agrégés correspondent aux identifiants. Les taux sont affichés en pourcentage et la satisfaction sur une échelle de 0 à 5. Une barre par groupe suffit ; une phrase de conclusion peut recommander un créneau seulement si son taux est supérieur dans ce relevé, sans prétendre expliquer pourquoi. Toute valeur manquante est signalée et son traitement est écrit dans le rapport.

Sujets originaux d’entraînement (non officiels)

Sujet original de préparation — session normale

Sujet original d’entraînement non officiel; il ne provient pas d’une session d’examen antérieure. Ce sujet est une proposition originale non officielle, conçue pour s’entraîner ; il ne s’agit jamais d’une épreuve d’une année passée.

Exercice 1

Un tableau de 40 lignes contient date, service et statut. Décrire les contrôles de nettoyage puis donner les formules pour compter les statuts « validé » par service et calculer un taux.

Correction : Contrôler en premier l’unicité des identifiants, les dates réellement reconnues, les libellés de service et les cellules vides. Pour un service en H2, le numérateur peut être =NB.SI.ENS($B$2:$B$41;H2;$C$2:$C$41;"validé"). Le dénominateur est =NB.SI.ENS($B$2:$B$41;H2;$C$2:$C$41;"<>") si chaque ligne possède un statut ; sinon compter les identifiants non vides. Le taux est numérateur/dénominateur, affiché en %. Vérifier le résultat sur un service dont on a recompté les lignes à la main.

Exercice 2

Concevoir la structure d’un rapport de quatre pages sur les délais de traitement et expliquer comment garantir une table des matières et des légendes mises à jour.

Correction : Proposer contexte et question, méthode et périmètre, résultats, discussion et conclusion, puis bibliographie. Appliquer Titre 1 aux parties et Titre 2 aux sous-parties ; insérer une table automatique fondée sur ces styles. Ajouter une légende numérotée à chaque figure et tableau, puis mettre à jour champs et table après édition. Exporter en PDF et contrôler pagination, liens, unités, contrastes et présence des sources.

Exercice 3

Une figure compare 12 catégories mais le message principal est l’écart entre les trois catégories les plus fréquentes. Proposer une restitution honnête et justifier les choix.

Correction : Trier les catégories selon une règle annoncée, utiliser des barres horizontales et conserver les 12 catégories si elles sont pertinentes ; ne pas tronquer l’axe pour amplifier l’écart. Mettre en évidence les trois premières par une couleur secondaire tout en gardant les autres neutres. Ajouter titre, unité, période et source. Si seules les trois premières sont montrées, annoncer explicitement ce sous-ensemble et fournir le total ou un tableau complémentaire. Conclure sur la fréquence observée, sans inférer une cause.

Sujet original de préparation — session de rattrapage

Sujet original d’entraînement non officiel; il ne provient pas d’une session d’examen antérieure. Ce sujet est une proposition originale non officielle, conçue pour s’entraîner ; il ne s’agit jamais d’une épreuve d’une année passée.

Exercice 1

Une cellule G1 contient 2025 et les dates sont en A2:A25. Écrire une formule indiquant « dans la période » si la date appartient à 2025 et si le montant en D est positif, puis expliquer les références utilisées.

Correction : En E2, utiliser =SI(ET(ANNEE(A2)=$G$1;D2>0);"dans la période";"à vérifier"). A2 et D2 sont relatives afin de suivre la ligne lors de la recopie ; G1 est absolue afin de conserver l’année de référence. Tester une date de 2025 avec montant positif, une date de 2024 et un montant nul. Recopier jusqu’à E25, puis compter chaque statut avec NB.SI.

Exercice 2

Un rapport contient des affirmations issues d’un tableur fourni et d’un article consulté. Expliquer comment distinguer données produites, interprétation et références dans le document et les diapositives.

Correction : Présenter la question et le périmètre, décrire les transformations du tableur, puis afficher les résultats avec unités. Réserver la discussion aux interprétations compatibles avec les données et marquer les limites. Sous le tableau ou la figure, citer le jeu fourni avec son nom et sa date ; dans la bibliographie, donner auteur ou organisme, titre, année et adresse de l’article si disponible. Dans les diapositives, raccourcir la référence mais conserver un identifiant ou un renvoi vers la bibliographie complète.

Exercice 3

Deux groupes ont respectivement 8 réussites sur 10 observations et 80 réussites sur 200. Comparer correctement leurs taux et expliquer pourquoi le nombre brut seul est insuffisant.

Correction : Groupe 1 : 8/10 = 0,80, soit 80 %. Groupe 2 : 80/200 = 0,40, soit 40 %. Le groupe 1 a donc le taux supérieur, même si son nombre brut de réussites est plus faible. Mentionner aussi la précision limitée du premier taux due à son petit effectif et éviter une conclusion causale. Une barre de taux doit être accompagnée des effectifs 8/10 et 80/200, de l’unité %, du périmètre et de la source.

Parcours de révision sur quatre semaines

Semaine 1 · Structure des documents

Créer un document de deux pages avec styles Titre 1/Titre 2, plan automatique, légende et export PDF ; vérifier la navigation. Avant de terminer, reformule les notions sans tes notes, vérifie les résultats dans le cours et note une difficulté précise à reprendre la semaine suivante.

Semaine 2 · Nettoyage et formules

Reprendre un tableau de 30 lignes, documenter les valeurs manquantes, pratiquer références mixtes, MOYENNE, NB.SI et SI. Avant de terminer, reformule les notions sans tes notes, vérifie les résultats dans le cours et note une difficulté précise à reprendre la semaine suivante.

Semaine 3 · Indicateurs et graphiques

Construire une synthèse par catégorie, vérifier les totaux indépendamment et produire deux graphiques en justifiant le choix. Avant de terminer, reformule les notions sans tes notes, vérifie les résultats dans le cours et note une difficulté précise à reprendre la semaine suivante.

Semaine 4 · Restitution et entraînement

Réaliser le mini-cas en temps limité, relire sources et limites, puis corriger un sujet original de préparation sans consulter le corrigé avant la fin. Avant de terminer, reformule les notions sans tes notes, vérifie les résultats dans le cours et note une difficulté précise à reprendre la semaine suivante.